Les entreprises ont des SIRH, des logiciels de paie, des ATS et des outils de reporting. Et pourtant, dans presque tous les services RH, il reste un fichier Excel ouvert en permanence : le suivi des recrutements, la préparation des augmentations, le contrôle de la paie, l’export de l’effectif pour le comité de direction. Savoir s’en servir efficacement fait gagner des heures chaque mois, et c’est une compétence que les recruteurs testent de plus en plus. Cet article explique pourquoi les RH vivent encore dans Excel, présente les fonctions de base à maîtriser, montre comment utiliser les tableaux croisés dynamiques pour le reporting social, déroule un cas pratique d’effectif et de turnover, et t’aide à afficher ton niveau sur ton CV.
Pourquoi les RH vivent encore dans Excel
Les outils ne se parlent pas toujours
Le SIRH contient les dossiers salariés, le logiciel de paie les rémunérations, l’ATS les candidatures, le logiciel de temps les absences. Pour répondre à une question simple (« combien de départs dans les six mois après l’embauche, par site ? »), il faut souvent croiser des exports de plusieurs outils. Excel reste l’outil le plus rapide pour le faire.
Les demandes ponctuelles
Un directeur veut une simulation d’augmentation, un manager un état des congés de son équipe, le CSE un indicateur pour sa prochaine réunion. Ces demandes arrivent sans prévenir et ne justifient pas un développement dans le SIRH. Un fichier bien construit permet d’y répondre en une heure.
Le contrôle
En paie, comparer deux mois, vérifier des cotisations ou repérer un bulletin atypique passe très souvent par un tableau. Le tableur est l’outil de contrôle par excellence.
Une compétence attendue
Les offres RH demandent presque toutes « la maîtrise d’Excel ». Derrière cette formule, les recruteurs attendent quelques fonctions précises, qu’ils peuvent vérifier en entretien ou par un petit test.
Les fonctions de base à maîtriser
Chercher une information : RECHERCHEX
RECHERCHEX 🔗 permet de retrouver une valeur dans un tableau à partir d’une clé : le site d’un salarié à partir de son matricule, son salaire de base à partir d’un export de paie. Elle remplace avantageusement l’ancienne RECHERCHEV, car elle cherche dans n’importe quelle colonne et gère proprement les valeurs absentes. Si ton entreprise utilise une version plus ancienne d’Excel, connais aussi RECHERCHEV et la combinaison INDEX et EQUIV.
Compter et additionner selon des critères
- NB.SI.ENS compte les lignes qui respectent plusieurs critères : le nombre de CDI cadres sur un site.
- SOMME.SI.ENS additionne selon des critères : la masse salariale d’un service.
- MOYENNE.SI.ENS calcule une moyenne conditionnelle : l’ancienneté moyenne par catégorie.
Ces trois fonctions couvrent une grande partie du reporting quotidien.
Travailler avec des dates
L’ancienneté, l’âge, la durée d’un contrat, la date de fin d’une période d’essai : les RH manipulent des dates en permanence. DATEDIF calcule un écart en années, mois ou jours ; FIN.MOIS renvoie le dernier jour d’un mois ; NB.JOURS.OUVRES compte des jours ouvrés entre deux dates, utile pour certains délais.
Nettoyer des exports
Les exports de logiciels contiennent souvent des espaces superflus, des matricules stockés en texte ou des noms en majuscules. SUPPRESPACE, CNUM, NOMPROPRE et l’outil de conversion des données en colonnes font gagner un temps précieux avant toute analyse.
Repérer les anomalies : la mise en forme conditionnelle
La mise en forme conditionnelle colore automatiquement les cellules selon une règle : un salaire inférieur au minimum de la grille, une période d’essai qui se termine dans les quinze jours, un doublon de matricule. C’est l’outil le plus simple pour sécuriser un contrôle.
Tableaux croisés dynamiques pour le reporting social
À quoi ils servent
Un tableau croisé dynamique 🔗 résume une base de données en quelques clics : effectif par site et par contrat, entrées et sorties par mois, heures de formation par service. Il permet de changer d’angle sans réécrire de formules.
Préparer une base propre
Un bon tableau croisé commence par une base bien construite : une ligne par salarié (ou par événement), une colonne par information, des en-têtes clairs, aucune cellule fusionnée, des dates au bon format. Mets ta base sous forme de tableau : les nouvelles lignes seront prises en compte automatiquement.
Les analyses les plus courantes
- effectif au dernier jour du mois, par site, contrat et catégorie ;
- répartition par sexe et par tranche d’âge, utile pour les obligations d’égalité professionnelle ;
- entrées et sorties par mois et par motif ;
- ancienneté moyenne par service ;
- réalisation du plan de formation par direction.
Les segments et les graphiques
Les segments permettent de filtrer un tableau croisé d’un clic (par site, par année) ; les graphiques croisés dynamiques transforment le résultat en visuel. Pour un comité de direction, un graphique simple vaut souvent mieux qu’un grand tableau.
Cas pratique : effectif et turnover
La situation
Tu disposes d’un export de ton SIRH : une ligne par salarié, avec le matricule, le site, le type de contrat, la date d’entrée et, le cas échéant, la date de sortie. On te demande l’effectif au 31 décembre et le turnover de l’année, par site.
Étape 1 : préparer la base
Vérifie que les dates sont reconnues comme des dates, supprime les doublons de matricule et ajoute deux colonnes : « présent au 31/12 » (oui si la date d’entrée est antérieure ou égale au 31 décembre et que la date de sortie est vide ou postérieure) et « sorti dans l’année » (oui si la date de sortie tombe dans l’année).
Étape 2 : calculer l’effectif
Un tableau croisé avec le site en ligne et le nombre de « présent au 31/12 = oui » en valeur te donne l’effectif par site. Avec NB.SI.ENS, tu obtiens le même résultat dans une cellule.
Étape 3 : calculer le turnover
Il existe plusieurs définitions. La Dares, dans ses publications sur les mouvements de main-d’œuvre, utilise un taux de rotation égal à la moyenne du taux d’entrée et du taux de sortie, rapportés à l’effectif ; on la retrouve par exemple dans son étude « Depuis dix ans, le turnover est en phase avec l’activité économique » 🔗. Concrètement : additionne les entrées et les sorties de l’année, divise par deux, puis divise par l’effectif moyen de la période. Avec des chiffres fictifs, un site qui a enregistré douze entrées et dix sorties pour un effectif moyen de cent vingt personnes obtient (12 + 10) / 2 / 120, soit un peu plus de neuf pour cent.
Étape 4 : présenter
Écris toujours la définition utilisée sous le chiffre : certaines entreprises ne comptent que les départs volontaires, d’autres excluent les fins de CDD. Deux chiffres calculés différemment ne se comparent pas. Le même raisonnement s’applique aux contrôleurs de gestion, dont les fonctions Excel attendues en finance 🔗 recoupent en partie les tiennes, notamment pour le suivi de la masse salariale.
Afficher ton niveau Excel sur ton CV
Remplacer « maîtrise d’Excel »
« Maîtrise d’Excel » ou « Excel : avancé » ne disent rien. Cite plutôt deux ou trois fonctions ou usages précis :
Excel : tableaux croisés dynamiques, RECHERCHEX, NB.SI.ENS, mise en forme conditionnelle.
Le prouver dans une expérience
Mieux encore, montre un usage concret :
Construction d’un tableau de bord mensuel des effectifs, entrées et sorties pour trois sites à partir des exports du SIRH (tableaux croisés dynamiques), présenté au comité de direction.
Rester honnête
Si tu ne connais pas les macros ou Power Query, ne les cite pas. Les recruteurs proposent parfois un petit exercice en entretien ; mieux vaut annoncer un niveau solide sur l’essentiel qu’un niveau expert que tu ne pourrais pas démontrer.
Aller plus loin
Si le reporting t’intéresse, les métiers de people analytics et de SIRH prolongent naturellement ces compétences : notre article sur le CV de people analytics et celui sur le CV SIRH en décrivent les attentes, et l’exemple de CV d’analyste people analytics montre comment les présenter. Pour mettre ton propre CV en forme, crée-le gratuitement : l’éditeur gère la présentation, et le PDF reste lisible par les logiciels de tri, qui reconnaissent mieux « tableaux croisés dynamiques » écrit en toutes lettres qu’une jauge de niveau dessinée.
Sources
- Microsoft, fonction RECHERCHEX 🔗 et créer un tableau croisé dynamique 🔗.
- Dares, Depuis dix ans, le turnover est en phase avec l’activité économique 🔗 : définition du taux de rotation de la main-d’œuvre.
Questions fréquentes
Faut-il connaître les macros pour un poste RH ?
Rarement. Les macros et le langage VBA sont utiles dans certains postes de reporting ou de paie très volumineux, mais la plupart des postes RH demandent surtout les fonctions de recherche, les fonctions conditionnelles et les tableaux croisés dynamiques.
Excel ou Google Sheets ?
Les fonctions essentielles existent dans les deux, avec parfois des noms différents. Indique l’outil que tu utilises, et précise que tu travailles aussi sur l’autre si c’est le cas.
Comment progresser rapidement ?
Pars d’un vrai besoin de ton poste (un suivi de recrutements, un contrôle de paie) et construis le fichier toi-même. Les tutoriels de l’éditeur couvrent chaque fonction ; l’essentiel est de pratiquer sur des données réelles, en respectant leur confidentialité.
Les recruteurs font-ils passer des tests Excel ?
Certains, surtout pour les postes de paie, d’administration du personnel ou de reporting. Le test porte en général sur une recherche de valeur, un calcul conditionnel et un tableau croisé.